FC Vaajakoski ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 26.3.2019. Päivitetty: 26.1.2023.

1. Rekisterinpitäjä
FC Vaajakoski ry (Y-tunnus 1009975-3)
Vesmannintie 4, 40800 Vaajakoski
verkkosivut www.fcvaajakoski.com

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Sami Rukkila
Vesmannintie 4, 40800 Vaajakoski
sami.rukkila@fcvaajakoski.com, +358401603208

3. Rekisterin nimi
FC Vaajakoski ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta FC Vaajakoski ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta FC Vaajakoski ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Mikäli toimihenkilö toimii seurassa työsuhteessa, tulee muussa henkilörekisterissä ja tietosuojaselosteessa huolehtia työntekijän henkilötietojen käsittelyn informoinnista työsuhteeseen liittyvin osin.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai FC Vaajakoski ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on FC Vaajakoski ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Syntymäaika
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja seuran järjestämiin tapahtumiin ja kerhoihin (esimerkiksi jälkkärit) osallistuvista ei-jäsenistä:

• Nimi
• Alaikäisen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset raportointiin ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Nimi
• Titteli
• Yritys
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa FC Vaajakoski ry:lle.

Rekisteröidyt antavat henkilötietonsa suoraan jäsenrekisteriin (MyClub), paperilomakkeilla tai nettilomakkeilla, joissa hyödynnetään Google Forms ja Google Sheets -palveluita. Google LLC kuuluu Yhdysvaltojen Privacy Shield -listalle, jolle kuuluvat yritykset ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään arkistoinnin jälkeen kolme kuukautta.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään arkistoinnin jälkeen kolme kuukautta.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.